Digital Unlocked: Digitale Unternehmensprozesse als Effizienztreiber

Wie wichtig digital vernetzte Unternehmensstrukturen sind, wurde der Welt in der aktuellen Pandemie deutlich vor Augen geführt. Denn Digitalisierung bedeutet Effizienz. Ein ERP-System ist ein wichtiger Baustein auf dem Weg dorthin und kann mitunter zum echten Game Changer werden.

Schon seit einigen Jahren begleitet Unternehmen die digitale Transformation. Hinter diesem Buzzword verbirgt sich eine ganze Reihe von Technologien. Nicht nur der Digitalverband Bitkom attestiert ERP-Systemen dabei eine zentrale Rolle. Es sind vor allem die Unternehmen selbst, die ihre ERP-Lösung als zentrale Datendrehscheibe bezeichnen. Digitalisierung ist folglich für die Mehrheit der Unternehmen eng verknüpft mit dem ERP-System. Dabei ist im Kontext von ERP-Systemen vor allem die Digitalisierung von Geschäftsprozessen gemeint. Drei konkrete Beispiele zeigen, wie sich die Digitalisierung mithilfe eines ERP-Systems vorantreiben lässt und zum echten Effizienztreiber wird.

Digitale Serviceprozesse: Vorausschauende Wartung

Ungeplante Produktionsstillstände sind vor allem eines: teuer. Denn sie verursachen Lieferterminverzug und beeinflussen nicht selten auch die Qualität der gefertigten Produkte. Um Ausfallszenarien zu verhindern, wurden Maschinen und Anlagen in der Vergangenheit auf Basis von festen Zyklen vorbeugend gewartet. Sozusagen sicherheitshalber. Diese Maßnahmen verhindern zwar durchaus die ein oder andere Störung. Doch in den meisten Fällen sind sie unnötig. Das wiederum bedeutet: In der Minimierung der hiermit verknüpften Stillstände und Menge von vorgehaltenen bzw. verbauten Ersatzteilen steckt enormes Effizienzpotenzial.

Das lässt sich z. B. mit Hilfe eines ERP-Systems heben, das um KI-Technologien angereichert ist. Die ERP-Lösung PSIpenta beispielsweise kann in Zusammenspiel mit der KI-basierten Entscheidungsoptimierung PSIqualicision zukünftige Instandhaltungsereignisse verlässlich und datenbasiert vorhersagen. Die Basis hierfür ist in den meisten Unternehmen durch verbesserte Datenerfassung und Rechentechnik längst vorhanden. Sie können den intelligenten Systemen die notwendigen zeitsynchronen Daten liefern. Mittels selbstlernender Verfahren werden beispielsweise Abhängigkeiten und Gegenläufigkeiten identifiziert und optimiert ausbalanciert. Auf diese Weise kann durch die unterschiedliche Gewichtung bestimmter Parameter die Kritikalität einer Anlage betrachtet werden und Instandhaltungsmaßnahmen optimiert geplant werden.

Mittels selbstlernender Verfahren werden Abhängigkeiten und Gegenläufigkeiten identifiziert und optimiert ausbalanciert.

Erhebliche Vorteile bieten in diesem Zusammenhang auch die Verwendung von Industrial Apps der PSI. Sie stellen internen Service- oder Außendienstmitarbeitern alle relevanten ERP-Funktionen zur Erfassung und Bearbeitung von Servicevorfällen mobil zur Verfügung. Aufgabenlisten etwa unterstützen die Mitarbeiter effizient bei der Abarbeitung der erforderlichen Handlungsschritte, Daten und Informationen werden in Echtzeit direkt am Ort des Geschehens im ERP-System und dem entsprechenden (Kunden-)Vorgang verbucht.

• Minimierung von Stillstandzeiten
• Optimierung von Ersatzteilbevorratung
• Erhöhung der Maschinen- und Anlagenauslastung
• Verbesserung der Produktivität
• Erfassung und Bearbeitung von Servicevorfällen in Echtzeit

Digitale Lagerprozesse: Transparenz im Lager

Auch im Lager sparen Apps Wege, Zeit und fehleranfällige Übertragungen von händisch gepflegten Dokumenten ins ERP-System. Dabei gilt: je komplexer die logistischen Strukturen, desto wertvoller der Einsatz der mobilen Erweiterungen. Durch die Verwendung von Scannern lassen sich z. B. Materialentnahmen, Gutmengenmeldungen oder Umlagerungen direkt auf den entsprechenden Auftrag buchen.

Drei Kriterien gibt es in diesem Kontext zu beachten: So sollte die mobile Technik agil anpassbar an mitunter wandelbare Unternehmensprozesse sein. Gleichzeitig vermeidet das Setzen auf Standardprozesse teure Individualentwicklungen. Zu guter Letzt gewährleisten intuitive Oberflächen und passgenaue Eingabemasken eine effiziente Bedienbarkeit der Industriellen Apps.

• Direkte Auftragsverbuchungen
• Beschleunigung der Lagerprozesse
• Erhöhung der Transparenz im Lager

Digitale Beschaffungsprozesse: Einfacher Einkauf

Was für das Lager gilt, gilt auch im Einkauf: Wer digital vernetzt ist, agiert effizient. In diesem Fall bedarf es eines Netzes zu den unterschiedlichen Geschäftspartnern. Und nicht nur das: Hier kommt es vor allem darauf an, Rechnungen, Bestellungen, Lieferscheine und andere Belegdaten zielgerichtet und ohne Zeitverlust auszutauschen. Oder anders gesagt: Die Supply Chain über die eigenen Unternehmensgrenzen hinaus integriert und automatisiert werden. Das gelingt durch einen elektronischen Datenaustausch (EDI), z. B. via EDIFACT, VDA oder Odette. Auf Basis dieser Standards kommunizieren Handelspartner effizient und verlässlich über verschiedene Systeme hinweg. So werden bspw. Anfragen oder Auftragsbestätigungen automatisiert digitalisiert, direkt ins Supply-Chain-Management-ERP-System übertragen oder Prozesse aus dem System heraus angestoßen. Das Ergebnis: Ein erheblich reduzierter, manueller Datenerfassungsaufwand, eine massive beschleunigte Abwicklung von Geschäftsprozessen sowie eine auf ein Minimum reduzierte Fehleranzahl.

• Verlässlicher Austausch von Informationen ohne Zeitverlust und über Systemgrenzen hinweg
• Automatisierte Digitalisierung und Übertragung von Anfragen oder Auftragsbestätigungen ins ERP-System
• Reduzierung des manuellen Datenerfassungsaufwands
• Beschleunigung der Geschäftsprozessabwicklung
• Verbesserung der Datenqualität

Digital = Effizient

Die Notwendigkeit der digitalen Transformation wurde vielfach gepredigt. Damit ist längst nicht nur die Erarbeitung neuer Geschäftsmodelle gemeint. Notwendig ist im ersten Schritt die Digitalisierung und Integration sämtlicher Geschäftsprozesse – intern wie extern. Ein ERP-System wird in diesem Kontext zum echten, digitalen Wegbereiter: durch mobile Erweiterungen, die Integration von KI-Technologien und EDI-Plattformen. Sind diese Prozesse erst etabliert, bestätigt sich die Gleichung: digital = effizient.