ERP-System auf dem Prüfstand: Worauf kommt es bei der Modernisierung an

Digitalisierung heißt branchenübergreifend die Aufgabe der Stunde und meint vor allem die enge Verzahnung von Software und Prozessen. In vielen Produktionsunternehmen sind jedoch IT-Landschaften gewachsen, die alles andere als modern sind und einer erfolgreichen Digitalisierung im Wege stehen. Mittendrin: das ERP-System. Seine Modernisierung ist für viele der entscheidende Schritt zu durchgängig digitalen Unternehmensprozessen.

Spätestens die Corona-Pandemie hat es deutlich gemacht: Unternehmen mit einem hohen Digitalisierungsgrad und moderner Business Software tun sich bei der Bewältigung der Krise deutlich leichter. Denn durchgängige Digitalität bedeutet Datentransparenz, Effizienz und schnelle Anpassungsfähigkeit an veränderte Gegebenheiten. Genau diese Eigenschaften sind auch in den globalisierten Märkten längst wettbewerbsentscheidend. Nur so lassen sich individuelle Kundenwünsche und kurze Lieferzeiten bei gleichbleibend hoher Produktqualität realisieren. Der Handlungsdruck zur Modernisierung der eigenen IT-Landschaft ist folglich groß – und betrifft insbesondere auch zentrale IT-Systeme wie ein ERP-System.

Nicht-integrierte Nebensysteme erschweren Releasewechsel erheblich

In vielen Unternehmen sind über die Jahre IT-Landschaften mit zahlreichen Insellösungen gewachsenen, während geeignete funktionale Potenziale der vorhandenen Software ungenutzt bleiben. Hinzu kommt eine mangelhafte Pflege der Stammdaten. Problematisch sind nicht zuletzt auch manuell ausgeführte Handlungsschritte – vor allem auf Produktionsebene und in Logistikprozessen. Denn sie verursachen verzögerte und fehlerhafte Datenübertragungen. Dieser Umstand führt nicht selten zum Aufbau von nicht integrierten Nebensystemen, die wiederum einfache und schnelle Anpassungen oder Releasewechsel erheblich erschweren.

Auch die Einarbeitung neuer Mitarbeiter ist hierdurch erschwert, zumal das Know-how ihrer Vorgänger oftmals nicht ausreichend oder gar nicht weitervermittelt wurde. Eng damit verknüpft ist eine weitere Problematik: veraltete Oberflächen mit überladenen Masken. Gerade jüngere Generationen kommen mit einer hohen Erwartungshaltung auch an die Bedienbarkeit von Software in Industrieunternehmen und verlieren schnell die Motivation, wenn sie auf veraltete Systeme stoßen.

Ausgemistete Stammdaten bilden die Basis für effiziente Prozesse

Die Unternehmen sind folglich gefordert, den Einsatz ihrer IT-Lösungen zu optimieren und deren Potenzial maximal auszuschöpfen. Das heißt in aller erster Linie, Prozesse und Software eng miteinander zu verzahnen. So müssen zunächst sämtliche Prozesse auf den Prüfstand gestellt werden, um sie im nächsten Schritt in einem flächendeckenden organisatorischen Re-Design an das aktuelle und zukünftige Geschäft anzupassen. In der Praxis tritt spätestens an dieser Stelle eine weitere, weit verbreitete Problematik zutage: die schlechte Qualität der Stammdaten. Dabei gilt erst recht in Zeiten der Digitalisierung: Eine Software ist nur so gut wie ihre Daten. In Produktionsunternehmen etwa finden sich immer wieder ellenlange Stammdatentabellen mit Informationen, die schon lange nicht mehr aktuell sind. Das betrifft z. B. Maschinenlisten sowie Kapazitäts- und Lagertabellen. Auch Auftragsarten- und Disponenten-Tabellen enthalten im ERP-Kontext typischerweise Dateileichen, welche die Performanz und Effizienz der Systeme nachteilig beeinflussen.

Durch Wechsel auf aktuelle Version erhebliche Modernisierungspotenziale heben

Sind die oben aufgeführten „Hausaufgaben“ erledigt, kann der Blick hin zur Technologie und Funktionalität der eingesetzten Systeme gerichtet werden. Oftmals setzen Unternehmen auf veraltete Versionen, obwohl bereits moderne Nachfolger ihres Stammlieferanten angeboten werden – effiziente Migrationsstrategien inklusive. PSIpenta ERP etwa steht in einer modernen, JAVA-basierten Version zur Verfügung, die neben einer hohen funktionalen Bandbreite Unternehmen ein performantes, skalierbares und vor allem offenes System mit einer modernen Oberfläche bietet. So können Anwender bspw. selbstständig rollen- und aufgabenbasierte Oberflächen konfigurieren, in denen sich durch verkettete Masken auch Teilprozesse eng miteinander verknüpfen lassen. Durch die Verwendung von Workflow-Funktionen ist zudem auch die Integration von Fremdsystemen möglich, die wiederum ebenfalls aus der ERP-Oberfläche heraus bedient werden können. Auch mit der Trennung von Client- und Serverversion punkten moderne Systeme. Denn hierdurch sind unabhängige Updates möglich, die deutlich schneller und einfacher durchführbar sind. Zu guter Letzt profitieren Unternehmen langfristig von der Plattformunabhängigkeit ihres zentralen Softwaresystems. Bestenfalls lassen sich hierdurch sogar unterschiedliche Plattformen für verschiedene Anwendungen miteinander kombinieren.

Durch die Verwendung von Workflow-Funktionen ist die Integration von Fremdsystemen möglich.

In der Praxis bewähren sich im Kontext der Digitalisierung auf funktionaler Ebene vor allem auch Industrial Apps, mit denen sich lückenlos die Peripherie einbinden lässt. Dadurch entfallen bspw. im Lager, im Service oder in der Warenannahme zahlreiche manuelle, fehleranfällige Abläufe – und nicht zuletzt: die berühmte Zettelwirtschaft.

Schrittweises Vorgehen hat sich in der Praxis bewährt

Fest steht: Die Modernisierung eines vorhandenen ERP-Systems hebt enorme Potenziale. Nur selten ist die Einführung einer neuen Lösung vonnöten. Keinesfalls ist ein solches Modernisierungsvorhaben zudem auf die Technologie oder Funktionalität einer ERP-Lösung zu beschränken. Wesentlich für den langfristigen Erfolg sind das ehrliche Ausmisten der Stammdaten, die konsequente Überprüfung von Anpassungen sowie die Etablierung von KVPs für die Einarbeitung von neuen Mitarbeitern. Bewährt hat sich der Entwurf eines präzisen Projektplans, der ein schrittweises Vorgehen skizziert. Die Abarbeitung der jeweiligen Themenschwerpunkte bzw. Teilprojekte sollte folglich nicht parallel erfolgen, sondern überlappend – und wenn erforderlich – sequenziell entsprechend ihrer Priorisierung.