Aus der Praxis: Remote-ERP-Einführung während Corona-Lockdown

SkyCell erwischte der Corona-Lockdown im Frühjahr 2020 kurz vor Einführung des neuen ERP-Systems. Die Lösung ist ein wichtiger Baustein, mit der sich der Schweizer Anbieter für temperaturgesteuerte Luftfrachtlösungen für die Eigenproduktion wappnet. Aus diesem Grund machte das Unternehmen aus der Not eine Tugend und führte die neue Software remote ein.

Wie wichtig Pharma-Kühlketten sind erfährt die Welt gerade im Kontext der verschiedenen Corona-Impfstoffkandidaten. Tatsächlich ist fast jedes pharmazeutische Produkt temperatur-, feuchtigkeits- und erschütterungssensitiv. Entsprechend herausfordernd ist ein sicherer Transport und entsprechend komplex die Optimierung der notwendigen Kontrollen. Als besonders herausfordernd – zumal auch Klimaschutzaspekte zum Tragen kommen – gilt in diesem Zusammenhang der Transport per Luftfracht.

Genau hierfür hat SkyCell eine Tür-zu-Tür-Containerlösung entwickelt. Sie setzt sich aus temperaturregulierten Luftfrachtcontainern, einer proprietären Software für die Transportüberwachung und -simulation sowie einem weltweiten Netzwerk an Service-Stationen zusammen, von wo aus Mitarbeiter die Container für den Transport vorbereiten. Das Technologieunternehmen erreicht hierdurch nicht nur eine Ausfallrate von weniger als 0,1%, sondern reduziert auch die mit dem Transport verbundenen CO2-Emissionen um bis zu 50 %. Über 850 Millionen Datenpunkte wertet das Unternehmen hierfür aus, und der Datenpool wächst kontinuierlich. Inzwischen setzen alle führenden Pharmaunternehmen auf das Angebot von SkyCell. Damit zählt das Unternehmen zu den Top 3 Anbietern für temperaturgesteuerte Luftfrachtlösungen weltweit.

Mit einem modernen ERP-System für die Zukunft wappnen

SkyCell rüstet sich für die Zukunft. „Da wir die Produktion weiter ausbauen, musste ein modernes und stabiles ERP-System her“, erzählt Dieter Leyendecker, ERP-Projektleiter bei SkyCell. Eine der wesentlichen Anforderungen über die Kernfunktionalitäten einer ERP-Lösung hinaus: Sie muss vor allem auch die strengen Auflagen der Pharmaindustrie abbilden können. Dazu zählt z. B. die Nachverfolgbarkeit von Audits. Weil das Unternehmen mittelfristig sowohl die Produktion höherer Stückzahlen als auch die Einbindung von Robotern plant, legte das ERP-Auswahlteam zudem Priorität auf die folgenden drei Kriterien: „Wir wollten erstens einen ERP-Anbieter, der auf Fertigungsprozesse spezialisiert ist, zweitens Erfahrungen aus einer hoch-roboterisierten Branche wie die Automobilindustrie mitbringt und drittens gute Lösungen für die Rückverfolgbarkeit bietet“, so Leyendecker. „All diese Anforderungen erfüllt die PSI Automotive & Industry mit ihrer Lösung PSIpenta.“

Schulung zu zentralen Funktionen in passgenaue Videohäppchen verpackt

Da der geplante Einführungstermin in die Zeit des ersten Lockdowns sowohl in Deutschland als auch in der Schweiz fiel, entschied sich SkyCell für die Remote-Abwicklung. Ohnehin hatte das Team eine entsprechende Lösung für das Projektmanagement eingeplant. Eine wesentliche Rolle spielte die Bereitstellung von Schulungsvideos. Hierfür zeichnete SkyCell alle digitalen PSI-Workshops auf und produzierte hieraus zu den zentralen Funktionen kleinere Snippets. Die Videos sind nun nach Bedarf und auch über die Einführungszeit hinaus abrufbar und bilden gemeinsam mit Foliensätzen eine gute Schulungsgrundlage. „Workshops direkt aufnehmen und später in passgenaue Schulungsvideos selbst zusammenstellen zu können, ist ein wirklicher Vorteil. Vor allem hat die Remote-Einführung aber auch zu einer höheren Aufmerksamkeit der Teilnehmer geführt“, erklärt Leyendecker. „Ich habe zudem den Eindruck gewonnen, dass die Hemmschwelle, Verständnisfragen zu stellen, niedriger ist als bspw. in einer Face-to-Face-Situation in einem Schulungsraum. Fragen zu stellen ist aber nun einmal ungeheuer wichtig.“ So überrascht es kaum, dass der erfahrene ERP-Projektleiter ein positives Fazit der Remote-ERP-Einführung zieht.

„Für eine Gruppe bis circa zehn Personen halte ich die Remote-ERP-Einführung sogar für zielführender als die traditionelle Herangehensweise.“ Dieter Leyendecker, ERP-Projektleiter bei SkyCell

Standards schaffen Überblick und effiziente Strukturen

Gegenstand der Einführung war u. a. die Vielzahl selbsterstellter Tools, Tabellen und Programme abzulösen und in integrierte Standardprozesse zu überführen.

Das Ziel: Einen Überblick erhalten über die teils komplexen Abläufe. Dazu zählt z. B. der sogenannte „Isolationsprozess“, ein zentraler Eckpfeiler für die Containerkonfiguration.

„Dieser Prozess strukturiert und unterstützt alle erforderlichen Bearbeitungsschritte der patentierten, sogenannten ISOPET-Isolation“, beschreibt Leyendecker. Mehrere, verschiedene Lieferanten steuert SkyCell hierfür aktuell. Leyendecker: „Glücklicherweise können wir dabei auf Standardprozesse in PSIpenta zurückgreifen und so auch Nebenprozesse effizient strukturieren und dokumentieren.“ Zum Einsatz kommt hierfür ein Arbeitsplan. Der verwaltet die unterschiedlichen Arbeitsschritte als externe Dienstleistungen und bildet den Materialfluss zwischen den Lieferanten als Streckengeschäft ab. Das A&O ist letztlich aber die vollständige Integration der neuen Lösung in die vorhandene IT-Infrastruktur, z. B. über eine Schnittstelle zur proprietären Transportsoftware und zum eingesetzten Finanzsystem.

Individuell konfigurierbare Benutzeroberflächen steigern die Akzeptanz

Dank der durchgängigen Just-in-Time-Abläufe führen die Mitarbeiter Verhandlungen mit den Lieferanten heute deutlich schneller und gezielter. „Dadurch sparen wir Zeit und Lieferkosten und haben quasi auf Knopfdruck eine Übersicht über sämtliche Bearbeitungsstände und Kennzahlen“, so Leyendecker. Letztlich weiß der ERP-Projektleiter aber nicht nur die Abbildung der wichtigsten Prozesse im Standard zu schätzen.

„Für mich als IT-Fachmann ist auch die Programmieroption über Groovy-Skript ein wichtiges Highlight. Mit ihr können wir spezielle Prozesse flexibel selbst programmieren, was natürlich Kosten und Zeit spart.“ Dieter Leyendecker, ERP-Projektleiter bei SkyCell

Nicht zuletzt weiß Dieter Leyendecker, wie wichtig die intuitive Bedienbarkeit komplexer Programme ist, weswegen dieser Aspekt ebenfalls ganz oben auf der Prioritätenliste im Auswahlverfahren landete. „Ich habe vorher lange mit dem System eines großen Anbieters gearbeitet. Die überfrachteten Bildschirme waren für jeden Anfänger ein Graus und haben eher für Frustration als für Effizienz gesorgt“, so Leyendecker. Intensiv nutzt SkyCell daher die Optionen von PSI-Click-Design, mit denen sich Benutzeroberflächen flexibel anpassen lassen – sei es an individuelle Aufgabenbereiche oder eigene Bedürfnisse: „Diese Passgenauigkeit trägt unheimlich zur Akzeptanz und damit zum Erfolg des Systems bei, zumal jeder Anwender seine Benutzeroberfläche zusätzlich selbst konfigurieren kann.“

Gut gerüstet für eine passgenaue Produktionsplanung

Um für den hohen Grad an Automatisierung und Roboterisierung gewappnet zu sein, hat SkyCell in den vergangenen Jahren eine solide Basis aufgebaut und nun durch die hocheffiziente Produktionssteuerung mit PSIpenta erfolgreich erweitert. Damit ist das Unternehmen gut gerüstet für die nächsten Entwicklungsschritte und weitere Innovationen auf dem Gebiet temperaturregulierter Luftfrachttransporte.