ERP & MES Trend Workflow: Prozesse einfach optimieren und agil arbeiten

Sind Sie schon im Workflow? Prozessmodellierung mittels Workflows liegt derzeit im Trend und findet in modernen ERP- und MES-Lösungen verstärkt Verwendung.

Die Diskussion dreht sich um Stichwörter wie Business Process Management (BPM) und liefert Antworten auf die Frage, wie Unternehmen in Zukunft agil arbeiten werden.

Digitalisierung: Herausforderung für fertigende Unternehmen

Fertigende Unternehmen sind einem immer größeren Anpassungsdruck durch die immer schneller wechselnden Anforderungen von Kunden und Märkten ausgesetzt. Der Optimierungsbedarf steigt, Anpassungen an Wertschöpfungsketten und Arbeitsprozesse müssen permanent und schnellstmöglich erfolgen. Kontinuierliche Verbesserungsprozesse (KVP) sind in vielen Unternehmen mittlerweile Standard. Dadurch steigt aber auch der Aufwand  und die Komplexität der IT. Währenddessen müssen Kosten und Qualität im Blick behalten werden. Speziell für die Bedürfnisse produzierender Unternehmen entwickelte Software kann helfen, die Potentiale der Anlagen auszuschöpfen und Prozesse effizienter machen.

Immer mehr produzierende Unternehmen bewegen sich in der Fertigung weg vom klassischen Fließband hin zu einem dynamischen Gesamtsystem. Unternehmenssoftware muss sich an die geänderten planerischen und steuerungstechnischen Anforderungen anpassen. In Zukunft wird es daher noch stärker als bisher auf offene, standardisierte und agile Systeme ankommen. Mit modernen Softwarelösungen für die Industrie müssen Prozesse nicht mehr umständlich programmiert werden, sondern können leicht selbst per Workflow angepasst und „orchestriert“ werden.

Agile Unternehmen werden so in die Lage versetzt, sich projektbezogen die geeignete Anwendung maßschneidern zu können. Gleichzeitig wird Usability und das Anpassen von Oberflächen an die Bedürfnisse der einzelnen User(gruppen) ein entscheidender Faktor für Unternehmen bei der Systemauswahl.

Wie funktionieren Workflows?

Das Grundprinzip ist so einfach wie genial: Workflows splitten selbst komplexe Prozesse in Ihre einzelnen Bearbeitungsschritte auf und legen fest, wer was wann zu tun hat. Regeln und zeitliche Abfolgen können unternehmensspezifisch und flexibel gestaltet werden. Einzelne Aufgaben werden Mitarbeitern komfortabel zugewiesen.

Frei nach dem Motto „Everything is a workflow“ müssen Prozesse – egal in welcher Fachabteilung – in Zukunft nicht mehr umständlich per Programmierung angepasst werden. Unternehmen können vielmehr über Workflow-Funktionalitäten ihres ERP oder MES eigene Prozesse Ablaufschritt für Ablaufschritt erfassen, strukturieren und ändern.

Modellierte Prozesse werden direkt ausgeführt und die Entwicklungszyklen so erheblich verkürzt.

Zur Modellierung von individuellen Prozessen eignen sich grafische Tools, die eine intuitive Bedienung ganz ohne Programmierkenntnisse zulassen. Ein Beispiel ist das freie, Java-basierte Workflow-Management-System Camunda, das Geschäftsprozesse in BPMN 2.0 definiert, dokumentiert und ausführt.

Aus User-Sicht ergeben sich ebenfalls Vorteile. Workflows verbinden verschiedene Systeme, um Mitarbeiter die für sie wirklich nötigen Daten direkt zur Verfügung zu stellen. Während Mitarbeiter früher in verschiedene Systeme gehen mussten, um Informationen und Daten zu suchen, muss der Mitarbeiter sich bei einem auf Workflows basierendem System nur mit einem einzigen Dialogfenster auseinandersetzen. In diesem findet er alle relevanten Daten und Bedienfelder – unabhängig davon aus welcher Anwendung die Daten kommen. Es wird möglich, systemübergreifend aus einer Oberfläche heraus zu arbeiten.

Mit modernen Softwarelösungen für die Industrie müssen Prozesse nicht mehr umständlich programmiert werden, sondern können leicht selbst per Workflow angepasst werden.

Mehrwert und Vorteile von Workflow-basierten ERP und MES

Workflow-Funktionalitäten tragen auf vielfältige Art zum Unternehmenserfolg bei. Abstrakt gesprochen verbessern, vereinfachen und vereinheitlichen sie Prozesse. Konkret heruntergebrochen bieten sie vor allem diese Vorteile:

• Mehr Effizienz: Verkürzte Bearbeitungs- und damit Durchlaufzeitenzeiten erhöhen die Produktivität Ihres Unternehmens.
• Kostenreduzierung durch optimierte Planung und Steuerung: Verringern Sie mit Workflow-basierten ERP- und MES-Lösungen Stillstandszeiten und Bestände Ihres Unternehmens.
• Mehr Nutzerfreundlichkeit: Verringern Sie die Komplexität für Ihre Mitarbeiter, denn diese werden mittels Workflow durch den Prozess gesteuert. Alle relevanten Informationen zum jeweiligen Schritt werden angezeigt und es muss nur noch mit einer Bedienoberfläche gearbeitet werden.
• Verbesserte Transparenz und gesteigerte Reaktionsfähigkeit: Prozesse sind nicht nur in verständlicher Form nachvollziehbar, sondern werden als integraler Bestandteil der Lösung genau wie von Ihnen gewünscht exekutiert. Fehlerquellen werden massiv verringert, redundante Aufgaben sind leicht erkennbar.
• Prozessdokumentation vereinfachen: Prozesse werden durch Workflows gut verständlich abgebildet und gesteuert. Das erleichtert die Umsetzung rechtlicher Vorgaben und länderspezifischer Regeln sowie von Compliance-Richtlinien erheblich. Lieferungen werden z. B. automatisch erst dann freigegeben, wenn wirklich alle Erfordernisse erfüllt sind.

Produzierenden Unternehmen setzen in Zukunft auf das Modellieren von Workflows

Workflows verändert die Art, wie in Unternehmen gearbeitet wird. Unternehmen (und deren Fachbereiche) benötigen heute Flexibilität, um kontinuierlich Optimierung zu betreiben. Althergebrachte Tools stoßen hier oft an die Grenzen. Häufige Anpassungsprogrammierungen sind teuer und dauern (fast immer) zu lange. Workflow-Funktionalitäten sind daher ein ideales Tool zur agilen Unternehmenssteuerung und Optimierung von Prozessen.

Auch für Mitarbeiter haben Workflow-Funktionalitäten positive Folgen. Wo früher eine Vielzahl von Applikationen beherrscht werden musste, reicht zukünftig eine Bedienmaske aus. In Zukunft werden sie ihre Aufgaben komfortabel per Push-Funktionalität erhalten. Sowohl für das Management als auch für die Mitarbeiter ergibt sich damit ein großer Vorteil: Die steigende Komplexität im betrieblichen Alltag kann leicht gemeistert werden.

Autor: Felix Saran