Sprung über 2 Releases: ERP-Standard für schwergewichtige Einzelfertigung

Gleich über zwei Major-Release hinweg ist IMI Z&J in die jüngste Version des etablierten ERP-Systems PSIpenta migriert. Um Arbeitsabläufe mit Soft- und Hardware zu harmonisieren und eine solide Datenbasis zu schaffen, wurden Insellösungen abgeschafft und Prozesse neu definiert.

Hochtemperaturarmaturen für die petrochemische Industrie sowie für die Raffinerie-, Eisen- und Stahlindustrie: Seit über 140 Jahren fertigt IMI Z&J maßgeschneiderte Anlagen, die das Unternehmen aus Nordrhein-Westfalen inzwischen weltweit vertreibt. Die Herstellung der schwergewichtigen Anlagen ist anspruchsvoll und stellt vor allem auch hohe Anforderungen an die Produktionssteuerung – nicht nur, weil jede Armatur ein Einzelstück ist. Zu berücksichtigen sind auch lange Lieferzeiten und Materialengpässe bei Fremdvergaben sowie die abschließenden, aufwendigen Sondertransporte der fertigen Anlagen.

Bestandsaufnahme: Optimierungspotential Datenqualität

Um unter diesen Voraussetzungen verlässlich planen und wirtschaften zu können, bedarf es schlanker Prozesse und aussagekräftiger Geschäftsanalysen. Hierfür ist eine hohe Stammdatenqualität, durchgängige Prozesse sowie eine präzise Abstimmung von Arbeitsabläufen und unterstützender Software unabdingbar. Doch genau die fehlte, als Bernd Rüland 2018 die IT-Leitung übernahm. So war die IT-Landschaft geprägt von einer veralteten Version des ERP-Systems, undokumentierten Insellösungen und zahlreichen manuellen Arbeitsschritten. Bernd Rüland: „Problematisch war z. B., dass Daten aus dem ERP-System gezogen und außerhalb des Systems weiterverarbeitet wurden. Dies hatte zur Folge, dass nur mit großem manuellen Aufwand das Berichtswesen bedient werden konnte. Ähnliches galt für die Stundenerfassung, für die Konstruktion und Projektarbeit.“ Für beide Bereiche war ein separates Tool im Einsatz, wodurch die Daten für weitere Projektauswertungen im ERP-System schlicht fehlten. „Zuverlässige geschäftsrelevante Informationen zu erhalten, war nahezu unmöglich“, so Rüland.

Im Fokus: Prozess- und System-Redesign

Seine Bestandsaufnahme führte gleichzeitig zu der Einschätzung, dass das vorhandene ERP-System PSIpenta in seiner neuesten Version und richtig eingesetzt alles bietet, was IMI Z&J braucht. Die Pläne des IT-Leiters:

• ein neues Prozess- und Systemdesign für durchgängige Abläufe nah am Standard,
• der Sprung über zwei Major-Releases hinweg in die neueste Version von PSIpenta sowie
• eine kluge Kommunikationsstrategie, um das Prozessverständnis im Allgemeinen und das ERP-Verständnis im Speziellen langfristig zu schärfen.

Zu Beginn des Projekts stand die Frage, wie sich die Abläufe der vielen Inselprogramme effizient in den ERP-Standard integrieren lassen. Hierbei bediente sich IMI Z&J vor allem der „Best-Practice-Dokumentationen“ von PSI, in denen schrittweise die Prozesse der unterschiedlichen Funktionsbereiche standardisiert und mit Hilfe von Bildern beschrieben werden. „Sie waren nicht nur unser roter Faden in den Systemdesign-Workshops. Bis heute leisten uns die Beschreibungen wertvolle Dienste und sparen uns Aufwand und Zeit, etwa wenn sich ein Systemberater einen Überblick darüber verschaffen will, wie wir in gewissen Dingen vorgehen“, betont der IT-Leiter. Die intensive Stammdatenbereinigung sowie die Ausgestaltung effizienter Workflows – allen voran des Reportings – waren weitere wichtige Bausteine des ambitionierten IT-Projekts.

Unverzichtbar: Überzeugendes Key-User-Team

Eine tragende Säule ist für Bernd Rüland nicht zuletzt das Key-User-Team, das sich auch über das Migrationsprojekt hinaus einmal wöchentlich mit dem Ziel trifft, die geschaffenen Strukturen und Arbeitsabläufe zu diskutieren und kontinuierlich zu verbessern: „Nichts geht über motivierte Mitarbeiter, die das ERP-Projekt in jeder Hinsicht mittragen, die bereit sind, neue Wege zu gehen und auch skeptische Kollegen oder sogar Vorgesetzte geduldig auf die Reise mitnehmen. Sie schaffen die hohe Akzeptanz unter den Anwendern, die jedes IT-Projekt braucht“, betont der IT-Leiter. Bei IMI Z&J vertreten die Key-User die Interessen ihrer jeweiligen Fachbereiche und sind auf die entsprechenden Funktionen oder Module im ERP-System spezialisiert. Durch diese Herangehensweise schafft das Unternehmen die erforderlichen fachübergreifenden Strukturen, um Prozesse fortlaufend und stets zugunsten des gesamten Unternehmens optimieren zu können.

Richtige Wahl: Solide Basis für die Zukunft

Nach dem Ausrollen des Clients – wegen der Corona-Pandemie über eine Citrix-Umgebung – sowie nach ausführlichen System- und Integrationstests erfolgte schließlich der Go-Live. „Seit das System in Betrieb ist, hatten wir keinen einzigen Ausfall“, so Rüland. „Das ist nur möglich, weil sowohl die Key-User als auch die Berater trotz der nicht-idealen Bedingungen durch die Pandemie mit einer hohen Disziplin bei der Sache waren“. Nicht nur einen 100-Tage-Audit des IMI-Konzerns sowie den Audit der Wirtschaftsprüfer hat das System inzwischen erfolgreich durchlaufen. Auch Ausbaupläne hat das Unternehmen bereits geschmiedet: U. a. will IMI Z&J das Servicemanagement und den Leitstand einführen sowie eine CAD-Schnittstelle ergänzen. „Wir haben noch einiges aufzuholen. Mit der Migration auf die neueste PSIpenta-Version haben wir dafür eine solide Basis geschaffen und die Gewissheit, für die Zukunft auch den richtigen Partner an der Seite zu haben“, resümiert Bernd Rüland.

„Seit das System in Betrieb ist, hatten wir keinen einzigen Ausfall“ Bernd Rüland, IT-Leitung IMI Z&J

Migration in den ERP-Standard:

• Stammdatenbereinigung und Etablierung von Workflows zur Gewährleistung einer hohen Datenqualität
• Organisation und uneingeschränkte Unterstützung eines schlagkräftigen Key-User-Teams zur Etablierung fachübergreifender Denkprozesse und Arbeitsabläufe
• Konsequentes Projektmanagement
• Best-Practice-Dokumentation der ERP-Funktionsbereiche als wichtige Orientierung für das Systemdesign sowie darüber hinaus für Key User und KV-Prozesse
• Detaillierte System- und Integrationstests